Certificeren of vergelijkbaar kwaliteitsmanagementsysteem opzetten?

Wanneer je als organisatie er niet voor kiest om te certificeren voor een bepaalde kwaliteitsnorm, dan kun je een ‘vergelijkbaar kwaliteitsmanagementsysteem’ opzetten waarin alle belangrijke onderdelen uit een kwaliteitsnorm zijn opgenomen. Wanneer je dit systeem hebt opgezet en in je organisatie hebt geïmplementeerd, dan moet je bij het indienen van bijvoorbeeld een (gemeentelijke-) aanbesteding het opgezette kwaliteitsmanagementsysteem, of de inhoudsopgave toesturen.

Het nadeel aan deze optie is dat je bij elke aanbesteding, nu en in de toekomst, opnieuw je hele kwaliteitsmanagementsysteem (kwaliteitshandboek of inhoudsopgave) dient op te sturen. Zo wordt beoordeeld of het kwaliteitsmanagementsysteem wel voldoet aan de gestelde inkoopeisen.

Uiteraard zitten er ook voordelen aan deze mogelijkheid. Een voordeel van het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem zonder certificering is dat je je vooral kunt focussen op de onderdelen die van toegevoegde waarde zijn voor jouw organisatie. Echter, hoe je het ook wendt of keert; uiteindelijk dien je een werkend kwaliteitsmanagementsysteem te hebben, ongeacht of je deze laat certificeren. In dat opzicht is de vrijheid niet veel groter dan wanneer je het kwaliteitsmanagementsysteem wel laat certificeren (mogelijk alleen de kosten).

Wanneer je de certificering van de kwaliteitsnorm gaat behalen, dan heb je te maken met jaarlijkse certificeringskosten (vanuit de certificerende instelling). Dat wil niet zeggen dat wanneer je ervoor kiest om een vergelijkbaar kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten, dat hier geen kosten aan verbonden zijn. Soms kan een aanbestedende gemeente eisen dat een ‘vergelijkbaar kwaliteitsmanagementsysteem’ getoetst is door een onafhankelijke derde partij. Dit betekent dat je ook dit systeem door een externe partij moet laten auditen. Hier zijn uiteraard ook kosten aan verbonden.

Een belangrijk onderdeel van een kwaliteitsmanagementsysteem is dat je periodiek beoordeelt of er binnen je organisatie nog wordt gewerkt op de manier die je met elkaar hebt afgesproken. Daarvoor kun je een interne audit uitvoeren. Deze mag je als organisatie zelf uitvoeren.                                       De kwaliteitsnorm zegt daarover dat je aantoonbaar deskundig moet zijn voor het uitvoeren van audits. Of je het nu zelf doet, of er iemand voor inschakelt (een adviesbureau of een certificerende instelling); er moet een onafhankelijke toetsing plaatsvinden van het kwaliteitsmanagementsysteem. Wanneer de organisatie reeds beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem, dan kan de adviseur van Kleemans een toets/audit uitvoeren op de werking en inhoud ervan. Wanneer de adviseur constateert dat het systeem voldoet aan de uitgangspunten van de gewenste norm, dan kan Kleemans als onafhankelijke derde, een verklaring voor de organisatie opstellen.

Heeft u vragen over de inkoopeisen en of dat uw kwaliteitsmanagementsysteem hieraan voldoet of wilt u juist begeleiding bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs.