. 
18 mrt De werkwijze van Kleemans rondom het Coronavirus
Beste Relatie,
Ook binnen Kleemans volgen we de ontwikkelingen rondom het Coronavirus natuurlijk op de voet. De adviezen van de overheid en het RIVM zijn hierin voor ons leidend.
Wij hebben onderzocht of onze medewerkers in één van de risicogebieden geweest zijn en of zij in aanraking zijn geweest met besmette personen. Dit is niet het geval.
Het is onze doelstelling om de audittermijnen en deadlines die we met elkaar hebben afgesproken zoveel als mogelijk te handhaven en niet in gevaar te laten komen.
Dit betekent concreet het volgende met betrekking tot de uitvoering van onze adviesdiensten en de bereikbaarheid van onze backoffice in Bavel (Noord-Brabant):
- Wij hebben dagelijks afstemming met elkaar omtrent lopende zaken, gezondheidstoestand en klantafspraken.
- Onze adviseurs volgen de adviezen vanuit het RIVM met betrekking tot te nemen hygiënemaatregelen.
- Wij volgen de adviezen van het RIVM en de overheid met betrekking tot bijeenkomsten en evenementen. Kleinschalige bijeenkomsten kunnen in principe doorgang vinden indien er geen deelnemers zijn met klachten. Bij voorkeur zullen we de bijeenkomsten online laten plaatsvinden.
- Onze adviseurs en backoffice medewerkers werken waar nodig en waar mogelijk vanuit huis, zoals geadviseerd door RIVM en overheid. Hierdoor kan het zijn dat we telefonisch minder goed bereikbaar zijn dan u van ons gewend bent. U kunt het beste uw vraag via de mail stellen, dan reageren wij daar z.s.m. op. Voor dringende zaken adviseren we u ook de mail CC aan info@kleemans.nl te sturen.
Afspraken en interne audits gaan in principe gewoon door, echter houden wij rekening met het volgende:
- Heeft onze adviseur last van verschijnselen zoals verkoudheid en een loopneus, dan hanteren wij het advies van thuiswerken. De afspraak gaat dan, waar mogelijk, door middels een online meeting. Onze adviseur zal dit met u overleggen;
- Is er sprake van ziekte of besmetting in uw bedrijf, dan zal de afspraak middels een online meeting plaatsvinden. We houden daarbij rekening met eventuele beperkte beschikbaarheid van uw medewerkers;
- Heeft een medewerker of uzelf klachten, dan kan de afspraak in principe doorgang vinden via een online meeting;
- Een adviseur kan tijdens een audit het gesprek stopzetten indien hij/zij een gesprek heeft met iemand die klachten vertoont. De afspraak zelf gaat dan in beperkte vorm wel door.
We zijn ons bewust dat met online meetings of beperkte aanwezigheid van uw medewerkers mogelijk niet alle aspecten van de afspraak doorgenomen kunnen worden. De onderwerpen die niet behandeld kunnen worden, zoals bijvoorbeeld een inspectie van een productieomgeving, schuiven we door naar een later moment dit jaar.
Kleemans beschikt over functionaliteiten waarmee we zonder verdere kosten of benodigde software met u online meetings kunnen houden.
Houdt u ook in de gaten wat certificerende instanties voor beleid voeren rondom de uitvoering van externe audits. Wij zien hierin verschillende aanpakken gehanteerd worden. Stem tijdig met ze af.
Ook bij remote audits van certificeerders kunnen wij u ondersteunen. Video-conferences kunnen vanuit meerdere locaties samenkomen en zo kunnen wij u toch voorzien van hulp.
Neem bij twijfel of vragen contact op via uw contactpersoon bij Kleemans. Als er iets wijzigt in het advies vanuit het RIVM of de overheid zullen wij met nader bericht bij u terug komen.