Belangrijke mededelingen schema-eigenaren FOOD

16 apr Belangrijke mededelingen schema-eigenaren FOOD

We hebben van verschillende schema-eigenaren informatie ontvangen in verband met certificatieregels tijdens de Coronacrisis.

Hieronder de certificatieregels per norm in corona tijden toegelicht. In de laatste paragraaf wordt de auditwerkwijze beschreven die de maximale bescherming van uw personeel en onze auditoren garandeert.

BRCGS schema, inclusief voluntary modules (status 26 maart)

Procedure tot uitstel van een on-site audit

Hieronder zijn de verschillende mogelijke scenario’s voor BRC:

  1. De audit is geannuleerd, het certificaat vervalt en de audit wordt uitgevoerd zodra de coronacrisis voorbij is.
  2. De audit gaat door. Voor BRC moet die nu verplicht aangekondigd gebeuren.
  3. Na positieve risico assessment door Vinçotte Isacert (bij voorbeeld de score van de vorige audit mag niet C of D-grade zijn) vindt er een remote interview plaats. Indien positief wordt het certificaat met 6 maanden verlengd. Na 6 maanden moet er een volledige on-site BRC audit gebeuren.

Het uitvoeren van de remote interviews

• Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risicoanalyse. Download het document hier.

• Indien de remote interview door mag gaan na risicoanalyse wordt de site gevraagd om:

1. Documenten digitaal aan te leveren, bij voorbeeld handboek, organisatie, off-site / outsourced activities, wetgeving, doelstelling, HACCP plan, basis-voorwaarden programma, procedure traceerbaarheid en recall…

2. De BRC self-assessment tool in te vullen

• Op de geplande datum gebeurt het interview via de telefoon en/of conference call.

Wat met verlenging van het certificaat ?

• Als Vinçotte ISACert besluit dat de site voldoet aan de eisen, wordt een nieuw certificaat uitgeschreven. De grade op dit nieuwe certificaat is gelijk aan de grade op het vorige certificaat.

• De vervaldatum van het nieuwe Vinçotte ISACert certificaat is gelijk aan de datum op het vorige certificaat, verlengd met 6 maanden.

• Vinçotte Isacert factureert de voorbereidings-, interview- en rapportagetijd. Er wordt geen BRC registratiefee aangerekend voor de verlenging van het certificaat.

• Zodra de site weer toegankelijk is, vindt een on-site audit plaats, en wordt het certificaat terug met 12 maanden geldigheid uitgereikt (of 6 maanden bij C/D grade).

 

FSSC 2000 schema (status 26 maart)

Procedure tot uitstel van een on-site audit

Hieronder zijn de verschillende mogelijke scenario’s voor FSSC, op basis van een risicoanalyse/remote interview:

Surveillance audits

1. Surveillance audit (V5 upgrade of eerste surveillance audit na initiële certificatie) wordt maximaal met 6 maanden binnen het kalenderjaar uitgesteld.

2. V4.1 certificaat kan geschorst worden in functie van de resultaten van de risicoanalyse.

Hercertificatie audits

1. In het geval waar een V4.1 certificaat vervalt kan het certificaat met 6 maanden verlengd worden. Gebaseerd op de risicoanalyse kan het ook geschorst worden.

2. De volledige V5 hercerificatieaudit dient binnen de 6 maanden te gebeuren, zodat het nieuwe certificaat vóór de nieuwe vervaldatum uitgegeven kan worden.

Het uitvoeren van de remote interviews

  • Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risicoanalyse. Download het document hier
  • Vervolgens wordt er een afspraak gemaakt voor een interview waarbij de Vinçotte ISACert auditor en de siteverantwoordelijke de resultaten van de risicoanalyse zullen reviewen.
  • Vinçotte ISACert moet op de IFS databank een aantekening maken over elk gecertificeerd bedrijf waar de audit door het Coronavirus niet kon plaatsvinden met de juiste en volledige redenen waarom de audit niet kon doorgaan. Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risico assessment en de redenen waarom IFS audit niet wordt uitgevoerd. Download het document hier

IFS Schema (status 31 maart 2020) – dit geldt voor alle IFS standaarden (inclusief IFS Global Markets)

Procedure tot uitstel van een on-site audit

• IFS legt geen sancties op in geval van een audit voorbij vervaldatum wegens de Coronasituatie.

• Het lopende certificaat vervalt, maar er wordt geen non-conformiteit genoteerd voor de volgende audit.

• De vervallen IFS certificaten zullen dan twaalf maanden lang zichtbaar blijven op de IFS database.

• Een succesvolle nieuwe audit leidt tot een nieuw certificaat.

• De vervaldatum van dit nieuwe certificaat wordt berekend op de datum van de nieuwe audit, en houdt geen rekening met de vervaldatum van het vervallen certificaat.

Remote surveillance checks

• Remote surveillance checks zijn optioneel, niet geaccrediteerd en leiden dus niet tot verlenging van het certificaat. Wel wordt “passed” bij succesvolle remote surveillance checks op de IFS portal aangekruist.

• De remote surveillance checks zijn mogelijk vanaf 1 april 2020 en hebben een geldigheidsduur van 6 maanden.

• Aanpassing/uitbreiding van bestaande scope is niet mogelijk.

GMP checks

• IFS werkt nog de details uit van de GMP checks. De bedoeling is zo snel mogelijk na de coronacrisis een onaangekondigde on-site GMPaudit uit te voeren.

• GMP checks zullen niet geaccrediteerd worden en zullen ook niet tot verlenging van het certificaat leiden.

Resultaat van de remote surveillance checks

• Een brief wordt opgemaakt volgens template IFS met “result of remote surveillance check” en vermelding “Passed” of “Failed”

• De resultaten van de remote surveillance check worden op de IFS database opgeladen

• IFS rekent een fee van 100€ per upload aan (10€ voor IFS Global Markets)

 

 



Heeft u het gevoel dat Kleemans Organisatieadvies u kan helpen en wilt u graag weten hoe precies?