DOCUMENTBEHEER

Alle organisaties die werken met een kwaliteitssysteem zoals o.a. ISO-9001, HKZ of HACCP hebben te maken met het beheer van het fysieke, papieren kwaliteitshandboek en moeten dus een soort Document Beheer Systeem hebben.

  • Wie mag welke documenten inzien?
  • Hoe voorkomt u dat oude versies rond blijven slingeren binnen de organisatie?
  • Hoe voorkomt u dat u bij wijzigingen in het handboek steeds meerdere papieren handboeken moet uitprinten en deze moet vervangen?

Bovenstaande vragen worden vaak gesteld bij het implementeren en werken met een kwaliteitsmanagement systeem.

Digitaal handboek
Kleemans heeft daarbij een eigen template ontwikkeld, genaamd Document Beheer Systeem (DBS) Kleemans. Bedrijven kunnen dit template toepassen en daarmee het beheer van documenten en de effectiviteit van hun kwaliteitssysteem sterk verbeteren. Het Document Beheer Systeem werkt via het Internet. Medewerkers kunnen hun documenten eenvoudig delen en men kan verschillende autorisaties geven aan verschillende medewerkers.

Eenvoudig beschikbaar
Document Beheer Systeem (DBS) Kleemans werkt eenvoudig. Elke medewerker kan er mee uit de voeten. Documenten worden op een website gezet. Elke medewerker kan op iedere willekeurige werkplek beschikken over de benodigde documenten.

Praktisch versiebeheer
Het grote voordeel van een digitaal Document Beheer Systeem is, dat er geen kans bestaat dat oude versies in de organisatie terechtkomen. Alleen de nieuwste versie is in te zien en uit te printen. Op het moment dat een versie wordt aangepast op de computer, maakt het Document Beheer Systeem (DBS) automatisch een nieuw versienummer aan. Het “oude” document wordt dan automatisch bewaard en is later desgewenst oproepbaar. Het inrichten en beheren van het systeem kan gebeuren door een medewerker van de organisatie en behoeft geen externe deskundigheid.

Veel rapportagemogelijkheden
Een andere functionaliteit van het Document Beheer Systeem welke veel wordt gebruikt binnen organisaties is de mogelijkheid om rapportages en registraties, (zoals auditrapportages, klachten, voorstellen voor verbeteringen, etc.) digitaal te laten verlopen. U heeft zo bijvoorbeeld niet meer te maken met “papieren” klachtenformulieren, die ingevuld moeten worden. Elke medewerker kan via DBS een bepaalde klacht over een leverancier of van een klant invoeren. Per klacht of actiepunt kan men ingeven welke medewerker verantwoordelijk is voor de afhandeling, deze persoon krijgt dan desgewenst direct een e-mail. Ook wordt de status van de afhandeling van de klacht in het systeem bijgehouden.

Efficiëntieverbetering en communicatievoordeel
Zoals u bovenstaand kunt lezen geeft het werken met een Document Beheer Systeem veel voordelen voor het beheren en verbeteren van uw kwaliteitssysteem. U wint er tijd mee en kunt makkelijk communiceren over relevante aspecten.

Demo
Indien u dit wenst kunnen wij een demo van ons Document Beheer Systeem verzorgen voor uw organisatie. Laat het ons dan even weten.

Training
Voor gebruikers van DBS is er een gebruikerstraining opgezet.

Heeft u het gevoel dat Kleemans u kan helpen en wilt u graag weten hoe precies?