Diensten
Kwaliteitsmanagement – kwaliteitssysteem
Kwaliteitssysteem
De adviseurs van Kleemans kunnen u helpen bij het ontwikkelen, invoeren en borgen van systemen rondom kwaliteitsmanagement. Dit kunnen systemen zijn gebaseerd op éém of meerdere normen, waaronder de ISO 9001 norm. We gaan in eerste instantie uit van de bedrijfsprocessen en niet van de normen, waardoor er geen probleem ontstaat indien er meerdere normen van toepassing zijn.
Kleemans kent verschillende begeleidingsmethoden, afgestemd op uiteenlopende wensen. Zo kunt u ervoor kiezen om intensief begeleid te worden op het gebied van kwaliteitsmanagement, waarbij onze adviseur naast kennis en ervaring ook uitvoerend werk inbrengt. Kiest u voor een meer beperkte begeleiding dan laat u zich vooral adviseren en controleren en verricht u zelf het meeste uitvoerende werk. De adviseur treedt daarbij op als sparringpartner en procesbegeleider.
Daarnaast begeleiden wij bedrijven ook bij audits, zoals ISO audit en is het mogelijk een onderhoudscontract bij ons af te sluiten. Kleemans zal uw organisatie dan blijven begeleiden bij het beheren, actualiseren en het verbeteren van het kwaliteitssysteem.
Quickscan en update van bestaand kwaliteitssysteem
Kwaliteitsmanagement is niet iets van het laatste jaar. Dit betekent dat veel bedrijven en organisaties reeds een al dan niet (meer) gecertificeerd kwaliteitssysteem hebben. Het komt echter vaak voor dat dit kwaliteitssysteem niet helemaal actueel is in relatie tot de organisatieontwikkelingen en/of de (nieuwste versie van de) systeemnormen. Daarom helpt Kleemans ook bij het updaten en aanvullen van bestaande kwaliteitssystemen. We maken systemen actueel, praktischer en eenvoudiger.
We starten met het uitvoeren van een quickscan om het huidige kwaliteitssysteem door te lichten en inzicht te krijgen in de verbetermogelijkheden van het kwaliteitsmanagement. Op basis van de bevindingen wordt een rapportage en een plan van aanpak opgesteld met verbeteradviezen en de door te voeren aanpassingen. Dit resulteert in een begeleidingsvoorstel inclusief tijdinschatting- en planning.
Overigens kunt u de rapportage tevens gebruiken als intern auditrapport voor uw periodieke certificeringsaudit.
Uitvoeren van interne audits en training interne auditoren
Een interne audit is de evaluatie (periodiek) van het kwaliteitsmanagement en het bijbehorende kwaliteitssysteem. Tijdens een interne audit wordt getoetst of in de praktijk gedaan wordt wat in het kwaliteitssysteem is afgesproken en vastgelegd. Vragen zoals: is er voldoende betrokkenheid van medewerkers en werken de systemen zoals ze moeten werken, worden beantwoord.
Daarnaast wordt beoordeeld of wat er afgesproken is nog wel logisch en nodig is om de processen op geschikte wijze te kunnen laten plaatsvinden. Deze laatste beoordeling wordt echter vaak vergeten. Dit is een gemiste kans!
De resultaten van een interne audit geven handvaten voor het werken aan verbeteringen. Tevens kan een interne audit een goede voorloper zijn op een externe audit (die nodig is bij het behalen van een certificaat). Door middel van een interne audit kan beoordeeld worden of de organisatie werkt naar de maatstaven van de norm en of de organisatie klaar is voor de externe audit. Kleemans kan voor u de interne audit uitvoeren.
Daarnaast geven wij ook trainingen in het uitvoeren van interne audits. Daarbij leiden we een kwaliteitsfunctionaris, lid uit het kwaliteitsteam of medewerker op tot intern auditor.
De deelnemer leert de vaardigheden om interne audits uit te voeren. Ook worden benodigde sociale en communicatieve vaardigheden behandeld. De interne audittraining is gebaseerd op de ISO 19011 norm voor de uitvoering van interne audits.
Klik hier voor onze cursusagenda.Klik hier voor meer informatie over onze Interne audittraining.Klik hier voor meer informatie over onze Interne audittraining HKZ.
Digitaal Documenten Beheer Systeem (DBS)
Kleemans heeft sinds 2005 een gedigitaliseerd documentenbeheersysteem ontwikkeld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van internetmogelijkheden. Het doel is om de communicatie met betrekking tot documenten, die onder andere behoren tot een kwaliteitssysteem, te optimaliseren en tevens beter beheersbaar te maken en beschikbaar te stellen binnen de organisatie.
Bedrijven en instanties die een (kwaliteits)systeem hebben ingevoerd, beschikken over diverse procedures, werkinstructies, registratieformulieren en andere (kwaliteits)documenten die nodig zijn voor kwaliteitsmanagement. Deze documenten zijn veelal uitgeprinte (tekst)bestanden die meestal verzameld zijn in een fysiek dossier, het (kwaliteits)handboek. Vervolgens dient dit handboek (of onderdelen daarvan) binnen de organisatie op de diverse niveaus gecommuniceerd en gebruikt te worden. Denk hierbij aan werkinstructies, protocollen en registratieformulieren voor medewerkers.
Ter verbetering van de (interne) communicatie en de beheersbaarheid van de documenten is het Documenten Beheer Systeem (DBS) ontwikkeld. Dit bevat de volgende kenmerken:
- Eenvoudige en efficiënte verspreiding en beheersing van de (kwaliteits)systeemdocumenten;
- Op eenvoudige, gebruiksvriendelijke en snelle manier raadplegen door de medewerker;
- Microsoft Word of Adobe Acrobat kan als tekstverwerkingsprogramma worden gebruikt;
- Microsoft Visio en Excel zijn bruikbaar voor de ontwikkeling van flowcharts en spreadsheets;
- Communicatie verloopt via Internet, bijvoorbeeld via de 'eigen' beveiligde website van de organisatie. De medewerker kan dus op iedere willekeurige plek beschikken over documenten;
- Mogelijkheid tot toekenning van gebruiksrechten per onderdeel van het Digitale Documenten Beheer Systeem;
- Duidelijk onderscheid tussen onderhanden, definitieve en oude versies;
- Eenvoudige communicatie over wijzigingen en aanvullingen van bestaande documenten;
- Dezelfde documenten te gebruiken op diverse locaties: binnen een organisatie of diverse vestigingen van een organisatie.
Uw verdere voordelen bij het gebruik van het Digitale Documenten Beheer Systeem zijn:
- Duidelijkheid interne communicatie;
- Kostenbesparing;
- Kwaliteitsverbetering;
- Tijdwinst.
Klik hier voor meer informatie over het Digitale Documenten Beheer Systeem.
Beschrijven van werkprocessen in de organisatie
Bedrijven hebben vaak behoefte aan meer duidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden binnen hun organisatie. Deze duidelijkheid kan worden gerealiseerd door het in grote lijnen beschrijven van de werkprocessen en de daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden.
Bij het beschrijven van werkprocessen kunt u denken aan bijvoorbeeld de volgende situatie:
Uw bedrijf is in de afgelopen jaren flink gegroeid waardoor er nieuw en meer werk is ontstaan. U heeft hiervoor nieuwe mensen aangenomen of misschien wel huidige medewerkers in uw bedrijf laten doorgroeien. Door al deze snelle veranderingen zijn de taken en verantwoordelijkheden niet meer duidelijk, de documentenstroom is ondoorzichtig en er moet het een en ander opnieuw gestructureerd worden. Tevens heeft het management onvoldoende zicht op de juiste managementinformatie om snel en efficiënt bij te kunnen sturen.
Ook bij andere vraagstukken die te maken hebben met werkprocessen of kwaliteitsmanagement kan Kleemans u van dienst zijn. Neemt u gerust contact met ons op om de mogelijkheden voor uw bedrijf vrijblijvend met ons te bespreken.